2020 : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-LEGALISIR IJASAH DAN TRANSKRIP PADA PELAYANAN UNIT LAYANAN TERPADU DAN TERINTEGRASI DENGAN PROGRAM ENDOWMENT FUND ITS

Septian Edo Permana S.Kom
Samsul Arifin
Ellif Nurfiana S.IIP.

External link

Type

RESEARCH

Keywords

-


Abstract

Unit Layanan Terpadu ITS merupakan unit baru sesuai dengan Peraturan Rektor ITS No. 26 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja ITS yang mendukung implementasi reformasi birokrasi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Pelayanan Publik yang diselenggarakan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, termasuk di Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) dilatarbelakangi oleh agenda prioritas membangun transparansi dan akuntabilitas kinerja Perguruan Tinggi. Unit Layanan Terpadu (ULT) sesungguhnya sebagian kecil dari Reformasi Birokrasi dilingkungan ITS. Modal utama dalam membangun Unit Layanan Terpadu di ITS adalah integrasi semua layanan yang diberikan oleh semua unit yang ada di ITS. Integrasi tersebut mencakup aspek pelayanan konvensional dan juga sistem informasi dari setiap layanan yang ada. Sebenarnya makna dari ULT di ITS merupakan front office yaitu pintu masuk dan pintu keluar informasi. Semua informasi keluar dan masuk dalam satu pintu yaitu ULT. Kehadiran Unit Layanan Terpadu (ULT) bukan mengambil alih layanan yang sebelumnya ada di setiap unit kerja layanan di ITS, tetapi setiap unit yang ada saling memperkuat pelayanan baik internal maupun eksternal. Langkah awal pelayanan ULT ITS sebagai unit baru adalah layanan legalisir ijasah, transkrip dan surat keterangan lulus dimana kebutuhan permintaan mahasiswa saat itu sangat meningkat jumlahnya dikarenakan sebagai layanan yang bersifat rutinitas di ITS pada saat mendekati yudisium. Kondisi eksisting layanan legalisir baik ijasah dan transkrip memiliki proses bisnis yang berbeda antar fakultas sehingga demi mencapai layanan prima yang mudah diakses oleh sivitas akademika ITS maka peran ULT sangatlah dibutuhkan. Keterbatasan jumlah staf dan sistem yang masih konvensional merupakan kendala dalam memberikan kecepatan dan ketepatan layanan bagi pemohon. Untuk itu, penelitian ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan menganilisis kebutuhan sistem informasi proses bisnis legalisir ijasah di ULT sekaligus mendukung program kerja Rektor ITS dalam pencapaian Endowment Fund yang salah satu strategi ITS dalam menggali dana dari alumni ITS. Selanjutnya, peneliti akan membuat rancangan aplikasi E-legalisir yang berbasis web yang terintegrasi dengan program Endowment Fund ITS. Metode yang digunakan untuk perancangan sistem terdiri dari tahap identifikasi kebutuhan sistem dan analisa melalui wawancara dan observasi ke bagian akademik di fakultas dan unit yang terkait dengan pelayanan legalisir sebelumnya di lingkungan ITS , tahap berikutnya perancangan aplikasi, hingga tahap monitoring sekaligus evaluasi untuk dapat diimplementasikan sebagai sistem informasi baru di unit ULT. Hasil penelitian di harapkan dapat dimanfaatkan sebagai layanan e-service bagi civitas akademika ITS. Kata kunci: E-Legalisir, Endowment Fund, Sistem Informasi, Excellent Service